Rekisteriseloste
Rekisterin pitäjä ja rekisterivastaava
Kiinteistö-KYS Oy
Asiakaspalvelupäällikkö Riitta Savolainen
Taivaanpankontie 8 D
70200 KUOPIO
Rekisterin nimi
Kiinteistö-KYS Oy:n hakija- ja asukasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Asunnonhakulomakkeiden tiedot tallentuvat Kiinteistö-KYS Oy:n toiminnanohjausjärjestelmään Tampuuriin. Tampuurin tietoja käytetään asukasvalintaan ja asukastietojen ylläpitoon. Rekisteritietoja käytetään myös tilastoihin ja järjestelmän testaukseen. Lisäksi vuokrasopimustieto arkistoidaan paperisena yhtiön sopimusarkistoon ja sähköisen allekirjoituksen osalta Onnistuu.fi-palveluun.
Rekisterin sisältämät tiedot
Järjestelmiin tallentuu asuntohakemukseen täytetyt henkilötiedot kuten hakijan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, asunnonhakuperusteet ja ilmoitetut tulo- ja varallisuustiedot. Asukkaiksi valituista Tampuuriin tallentuu myös asumisen aikaiset vuokranmaksuun ja asunnon korjaukseen liittyvät tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan asuntohakemukseen luovuttamat tiedot tai asiakkaan muuten luovuttamat tiedot sekä pankin kautta tulevat vuokranmaksutiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Ilman rekisteröidyn lupaa Tampuurijärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn vuoksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tampuurijärjestelmän tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojausperiaatteet
Rekisteritietojen käyttöoikeudet on määritelty työtehtäviin liittyen siten, että tietojen käsittely toteutuu luottamuksellisesti. Työsopimusta solmittaessa työntekijä sitoutuu työssään ja työnsä ulkopuolella vaitioloon tehtäväänsä liittyvissä tai tietoonsa tulleissa luottamuksellisissa asioissa. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyäkin.
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu tarkoitukseen varatuissa lukollisissa arkistotiloissa. Säilytysaika on voimassa olevan arkistolain mukaisesti. Tiloihin pääsy on ainoastaan Kiinteistö-KYS Oy:n henkilökunnalla.
Sähköinen aineisto käsitellään Tampuurijärjestelmässä. Hakemusten perusteella tehtyjen vuokrasopimusten arkisto on lukituissa tiloissa sijaitseva arkisto, yhtiön toimiston tiloissa. Sähköisesti allekirjoitettujen vuokrasopimusten asiakasarkisto on Onnistuu.fi-palvelussa, josta vain sopimuksen allekirjoittaja pääsee katsomaan sopimustaan pankkitunnistautumisen kautta.
Tarkastusoikeus ja virheellisten tietojen korjauspyyntö
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja tähän henkilörekisteriin on talletettu ja vaatia virheellisiä tietoja korjattavaksi. Tarkastus- ja tietojen oikaisupyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Kiinteistö-KYS Oy
Asiakaspalvelupäällikkö Riitta Savolainen
Taivaanpankontie 8D
70200 KUOPIO
